Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber: Alles, was Sie wissen müssen

Einleitung für die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber

Die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber ist eine gesetzliche Pflicht, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Dienstwagen zur Verfügung stellen. Dabei geht es nicht nur um die rechtliche Absicherung des Unternehmens, sondern auch um die Sicherheit im Straßenverkehr. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre Angestellten im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Dieser Blogartikel zeigt, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, wie oft die Kontrollen durchgeführt werden sollten und welche Vorteile eine elektronische Führerscheinkontrolle bietet.

Warum müssen Arbeitgeber eine Führerscheinkontrolle durchführen?

Die Führerscheinkontrolle dient der rechtlichen Absicherung des Arbeitgebers. Nach § 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) macht sich der Fahrzeughalter, also der Arbeitgeber, strafbar, wenn er Angestellten erlaubt, ohne gültige Fahrerlaubnis ein Firmenfahrzeug zu führen. Ein Verstoß kann Geld- oder Freiheitsstrafen nach sich ziehen und führt auch dazu, dass der Versicherungsschutz für das betroffene Fahrzeug erlischt.

Neben der rechtlichen Absicherung ist die Führerscheinkontrolle ein wichtiger Bestandteil der Risikominimierung:

• Vermeidung von rechtlichen Konsequenzen: Ein Unfall ohne gültige Fahrerlaubnis kann hohe Geld- oder Freiheitsstrafen nach sich ziehen.
• Finanzielle Absicherung: Die Versicherung könnte sich weigern, den Schaden zu übernehmen, was hohe finanzielle Belastungen für das Unternehmen bedeutet.
• Schutz des Unternehmensimages: Negative Vorfälle könnten das Ansehen des Unternehmens schädigen.

Wann und wie oft muss eine Führerscheinkontrolle stattfinden?

Obwohl das Gesetz keine exakten Fristen vorschreibt, empfiehlt sich eine Führerscheinkontrolle mindestens zweimal jährlich. Dies gilt insbesondere für Dienstfahrzeuge, die den Mitarbeitern dauerhaft zugeteilt sind. Bei Poolfahrzeugen, die von verschiedenen Personen genutzt werden, sollte die Kontrolle vor jeder Fahrzeugausgabe erfolgen. Besondere Umstände, die zusätzliche Kontrollen erforderlich machen können, sind:

• Drohendes Fahrverbot
• Verdacht auf Alkohol- oder Drogenkonsum
• Erkrankungen, die die Fahrtüchtigkeit beeinflussen

Regelmäßige Führerscheinkontrollen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch eine sinnvolle Vorsichtsmaßnahme. Je nach Art der Fahrzeugnutzung kann es sinnvoll sein, die Kontrollen häufiger durchzuführen. Insbesondere bei:

• Neuen Mitarbeitern
• Mitarbeitern, die in der Vergangenheit auffällig geworden sind

kann eine engmaschigere Kontrolle notwendig sein.

Gesetzliche Grundlagen zur Führerscheinkontrolle

Die rechtliche Grundlage bildet § 21 StVG, der das Fahren ohne gültige Fahrerlaubnis als strafbare Handlung einstuft. Ebenso relevant ist § 28 des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG). Dieses sieht vor, dass der Versicherungsschutz bei fehlender Fahrerlaubnis entfällt, wodurch das Unternehmen im Schadensfall großen Risiken ausgesetzt ist. Daher liegt es im Interesse des Arbeitgebers, regelmäßig zu kontrollieren, ob seine Mitarbeiter im Besitz eines gültigen Führerscheins sind.

Auch die Datenschutzbestimmungen gemäß DSGVO sind zu beachten. Da bei der Führerscheinkontrolle personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass diese Daten geschützt sind. Wichtige Maßnahmen hierfür sind:

• Sichere Dokumentation der Führerscheinkontrollen
• Beschränkter Zugang zu personenbezogenen Daten
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Führerscheinkontrolle: Manuell oder elektronisch?

Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten, die Führerscheinkontrolle durchzuführen: manuell oder elektronisch.

Manuelle Führerscheinkontrolle:

• Zeitaufwendig und bürokratisch: Dokumente müssen korrekt verwaltet und archiviert werden.
• Fehleranfällig: Abhängig von der sorgfältigen Durchführung der verantwortlichen Person.

Elektronische Führerscheinkontrolle:

• Zeitsparend: Automatische Erinnerungen und digitalisierte Prozesse.
• Fehlervermeidung: Minimiert das Risiko menschlicher Fehler.
• Zusatzfunktionen: Automatische Benachrichtigungen über anstehende Kontrolltermine, lückenlose Dokumentation und Übersicht der bereits durchgeführten Kontrollen.

Die digitale Führerscheinkontrolle von Hiepler + Partner

Die digitale Führerscheinkontrolle von Hiepler + Partner bietet eine effiziente und sichere Lösung zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Unsere Lösung, der FK-Scan, ermöglicht eine unkomplizierte, rechtssichere und jederzeit aktuelle Führerscheinkontrolle.

Unsere Hauptfunktionen:

• Optimierte Dokumentenerfassung: Der H+P Duplex-Scanner erfasst die Vorder- und Rückseite von Führerscheinen gleichzeitig und digitalisiert alle Daten sofort, um den Prozess zu beschleunigen.
• Zertifizierte Echtheitsprüfung: Dank zertifizierter Technologie erkennt unsere Lösung wichtige Sicherheitsmerkmale wie Hologramme, Infrarotsymbole und UV-Symbole.
• Automatische Fristenerkennung: Die Software erkennt alle Ablaufdaten und Beschränkungen der Führerscheinklassen automatisch und speichert sie zuverlässig ab.
• Keine Aufkleber, direkte Prüfung: Überprüfen Sie Führerscheine weltweit ohne die Notwendigkeit von Aufklebern oder Vorerfassungen – alles läuft digital und effizient ab.
• Flexibles Benachrichtigungssystem: Richten Sie mehrsprachige Benachrichtigungen ein, die rechtzeitig über auslaufende Fristen und anstehende Kontrollen informieren.
• Höchste Datensicherheit: Sämtliche Daten werden in einem hochsicheren Rechenzentrum nach ISO/IEC 27001 verarbeitet, wobei der Datentransfer vollständig DSGVO-konform und SSL-verschlüsselt erfolgt.

Worauf sollte bei der Führerscheinkontrolle geachtet werden?

Bei der Führerscheinkontrolle sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Originaldokument vorlegen: Eine Kopie reicht nicht aus, da nur das Original die nötigen Sicherheitsmerkmalewie Wasserzeichen und Prägung aufweist.
• Schriftliche Dokumentation: Alle Kontrollen sollten dokumentiert und für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.
• Datenschutz einhalten: Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO, insbesondere bei der elektronischen Führerscheinkontrolle.
• Überprüfung von Klassen und Beschränkungen: Alle im Führerschein eingetragenen Klassen und etwaige Beschränkungen müssen geprüft werden, um sicherzustellen, dass der Fahrer nur Fahrzeuge führt, für die er eine Erlaubnis hat.
• Manipulationsprüfung: Das Dokument sollte keine offensichtlichen Manipulationsspuren aufweisen und alle relevanten Informationen müssen klar lesbar sein.

Vorteile der elektronischen Führerscheinkontrolle mit FK-Scan

Die elektronische Führerscheinkontrolle mit FK-Scan von Hiepler + Partner bietet wichtige Vorteile:

• Automatische Erinnerungen: Benachrichtigungen sorgen dafür, dass keine Kontrolle vergessen wird. Dies ist besonders wichtig in großen Unternehmen mit vielen Fahrzeugen und Fahrern.
• Effizienz und Zeitersparnis: Weniger Bürokratie bedeutet, dass sich Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Der Prozess der Führerscheinkontrolle wird beschleunigt, und die Verwaltung der Dokumentation wird einfacher.
• Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation und klare Nachweise bieten Rechtssicherheit. Im Falle eines Unfalls oder einer Kontrolle durch Behörden kann das Unternehmen schnell nachweisen, dass die Führerscheinkontrolle ordnungsgemäß durchgeführt wurde.
• Optimierung interner Prozesse: Führerscheinkontrollen tragen zur Optimierung der internen Prozesse bei. Die gewonnenen Zeitressourcen können für andere Aufgaben genutzt werden. Insbesondere Fuhrparkleiter profitieren von der Entlastung, da die Verwaltung der Führerscheindaten automatisiert erfolgt.
• Mobile Kontrolle mit der H+P App: Führerscheine können einfach per Smartphone gescannt werden – mobil, flexibel und unabhängig. Dies ermöglicht eine einfache Durchführung der Kontrolle durch den Mitarbeiter selbst oder durch Prüfer, auch bei schlechtem Netz.

Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter ist ein zentraler Aspekt bei der Führerscheinkontrolle. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß DSGVO eingehalten werden.

Wichtige Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes:

• Sichere Speicherung der erhobenen Daten
• Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und Speicherung
• Einsatz von Authentifizierungsmechanismen: Zugang nur für berechtigte Personen
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Daten nur so lange speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist; nach Ablauf der gesetzlichen Frist sollten die Daten gelöscht werden.

Führerscheinkontrolle durch externe Dienstleister

Arbeitgeber, die die Führerscheinkontrolle nicht selbst durchführen möchten, können auch einen externen Dienstleisterbeauftragen. Dies bietet den Vorteil, dass der gesamte Prozess professionell und effizient abgewickelt wird. Allerdings müssen die Bestimmungen der Auftragsdatenverarbeitung gemäß DSGVO beachtet werden. Der Arbeitgeber bleibt auch in diesem Fall verantwortlich für den Schutz der personenbezogenen Daten und muss sicherstellen, dass der Dienstleister alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt.

Wichtige Punkte bei der Auswahl eines Dienstleisters:

• Erfahrung und technische Voraussetzungen: Der Dienstleister sollte über ausreichend Erfahrung und die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen.
• Manuelle oder elektronische Durchführung: Überlegen, welche Variante für das Unternehmen geeignet ist.
• Datenschutzkonformität: Sicherstellen, dass der Dienstleister datenschutzkonform arbeitet und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Fazit: Sicherheit für Arbeitgeber und Mitarbeiter

Die Führerscheinkontrolle ist eine notwendige Pflicht, um die Sicherheit im Straßenverkehr zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu minimieren. Eine elektronische Führerscheinkontrolle bietet dabei deutliche Vorteile gegenüber der manuellen Variante und sollte von Unternehmen mit einem größeren Fuhrpark in Betracht gezogen werden. Sie sorgt für Effizienz, Zeitersparnis, lückenlose Dokumentation und Rechtssicherheit.

Die digitale Führerscheinkontrolle von Hiepler + Partner, einschließlich der FK-Scan Lösung und der H+P App, bietet eine innovative, sichere und effiziente Möglichkeit zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. In Zeiten der Digitalisierung bietet die elektronische Führerscheinkontrolle eine moderne Lösung, die Arbeitgeber und Mitarbeiter entlastet. Unternehmen sollten daher prüfen, ob die Einführung eines solchen Systems für ihren Fuhrpark lohnt, um langfristig von den Vorteilen zu profitieren.